توسط : برگزاری یک رویداد موفق شبیه به اجرای یک ارکستر بزرگ است که در آن هر نوازنده نقش خاصی دارد و موفقیت نهایی به هماهنگی کامل بین تمام اجزا بستگی دارد. در این مقاله قصد داریم نگاهی جامع و عمیق به صنعت برگزاری رویداد بیندازیم و به شما نشان دهیم که چگونه می‌توانید از این دانش برای ساختن یک کسب‌وکار سودآور استفاده کنید.
شناخت بازیگران اصلی: زنجیره ارزش رویداد
قبل از اینکه وارد جزئیات مالی و مدل‌های درآمدزایی شویم، باید درک کنیم که یک رویداد چه کسانی را درگیر می‌کند و هر یک چه نقشی ایفا می‌کنند. این درک پایه و اساس هر تصمیم استراتژیک در این صنعت است.
1.برگزار کننده رویداد
برگزارکننده رویداد در واقع قلب تپنده این اکوسیستم است. این فرد یا سازمان مسئولیت اصلی طراحی، برنامه‌ریزی و اجرای رویداد را بر عهده دارد. برگزارکننده همانند کارگردان یک فیلم است که باید تمام عناصر را هماهنگ کند تا در نهایت یک تجربه یکپارچه و ماندگار خلق شود. او باید بتواند همزمان به جزئیات فنی توجه کند و هدف اصلی از برگزاری رویداد را فراموش نکند. مدیریت بودجه، انتخاب سخنرانان، طراحی برنامه، بازاریابی و فروش بلیط، همگی بخشی از مسئولیت‌های برگزارکننده هستند.
2. برند یا شخص مالک فضای برگزاری رویداد
مالک فضای برگزاری رویداد نقش دومی است که اهمیت آن را نمی‌توان دست کم گرفت. فضاهای برگزاری رویداد تنها یک محیط خالی نیست، بلکه بخشی جدایی‌ناپذیر از تجربه شرکت‌کنندگان است. موقعیت جغرافیایی، دسترسی، امکانات فنی، کیفیت فضا و حتی انرژی و احساسی که مکان القا می‌کند، همگی روی موفقیت رویداد تأثیر می‌گذارند. یک فضای برگزاری حرفه‌ای فقط فضا را اجاره نمی‌دهد بلکه شریک شما در خلق یک تجربه استثنایی است. آنها تجربه و دانش تخصصی در زمینه چیدمان فضا، مدیریت ایمنی و پاسخگویی به نیازهای مختلف رویدادها دارند.
3. اسپانسرها و شرکای تجاری
اسپانسرها و شرکای تجاری سومین بازیگر کلیدی هستند که نقششان اغلب کمتر از آنچه که شایسته است درک می‌شود. اسپانسرها صرفاً منابع مالی فراهم نمی‌کنند، بلکه اعتبار و برند خود را نیز به رویداد شما می‌بخشند. وقتی یک برند معتبر از رویداد شما حمایت می‌کند، این خود به مخاطبان سیگنال می‌دهد که رویداد شما ارزشمند و قابل اعتماد است. البته این رابطه دو طرفه است. اسپانسرها انتظار دارند در ازای سرمایه‌گذاریشان به مخاطبان هدف خود دسترسی پیدا کنند، برند خود را بسازند و نهایتاً بازگشت سرمایه مشخصی داشته باشند.
4. تامین کنندگان و پیمانکاران
تأمین‌کنندگان خدمات و پیمانکاران نقش چهارمی هستند که کیفیت رویداد مستقیماً به حرفه‌ای بودن آنها وابسته است. از شرکت پذیرایی که کیفیت غذا و نوشیدنی را تضمین می‌کند، تا تیم صدابرداری که می‌تواند بین یک سخنرانی واضح و قابل فهم یا یک صدای نامفهوم و آزاردهنده تفاوت ایجاد کند، همه اینها اهمیت دارند. یک عکاس حرفه‌ای می‌تواند لحظات ارزشمند را ثبت کند که بعداً برای بازاریابی رویدادهای آتی استفاده می‌شوند. تیم امنیت اطمینان می‌دهد که شرکت‌کنندگان احساس امنیت می‌کنند و می‌توانند بر محتوای رویداد تمرکز کنند.
5. مهمانان و شرکت‌کنندگان رویداد
مهمانان و شرکت‌کنندگان نقش نهایی اما شاید مهم‌ترین بازیگر این اکوسیستم هستند. همه تلاش‌ها برای خلق ارزش برای این افراد است. آنها نه فقط منبع درآمد از طریق خرید بلیط هستند، بلکه در واقع دلیل وجودی رویداد محسوب می‌شوند. رضایت و تجربه مثبت آنها تعیین می‌کند که آیا رویداد شما یک‌باره است یا می‌تواند به یک برند سالانه و پایدار تبدیل شود. مهمانان راضی بهترین سفیران برند شما خواهند بود و از طریق تبلیغات دهان به دهان، ارزش بلندمدتی برای کسب‌وکار شما ایجاد می‌کنند.
مدل‌های درآمدزایی: چگونه یک رویداد پول در می‌آورد؟
درک مدل‌های مختلف درآمدزایی شاید یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که برای ورود به صنعت برگزاری رویداد نیاز دارید. سؤال کلیدی این است که از چه کسی پول می‌گیرید و در ازای چه چیزی؟ جواب این سؤال ساده، کل ساختار کسب‌وکار شما را شکل می‌دهد.
1. سنتی‌ترین مدل، فروش بلیت به شرکت‌کنندگان
مدل اول و شاید آشناترین، مدل فروش بلیط به شرکت‌کنندگان است. در این مدل، حاضران برای دسترسی به رویداد مبلغی پرداخت می‌کنند. به نظر ساده می‌رسد، اما عمق استراتژیک این مدل بیشتر از آن چیزی است که در نگاه اول پیداست. وقتی از این مدل استفاده می‌کنید، در واقع دارید به مخاطبان می‌گویید که محتوا و تجربه‌ای که ارائه می‌دهید آنقدر ارزشمند است که ارزش پرداخت پول را دارد. این یعنی باید تمرکز اصلی شما روی کیفیت محتوا، سخنرانان برجسته، و خلق تجربه‌ای استثنایی باشد.
در این مدل، مشتری اصلی شما شرکت‌کننده است و تمام تصمیمات باید با این سؤال سنجیده شود که آیا این تصمیم به تجربه شرکت‌کننده ارزش می‌افزاید یا خیر؟
قیمت‌گذاری در این مدل یک هنر است. قیمت خیلی بالا باعث می‌شود مخاطبان هدف قادر به خرید نباشند، و قیمت خیلی پایین هم می‌تواند پیام بدهد که ارزش رویداد پایین است. بسیاری از برگزارکنندگان حرفه‌ای از استراتژی قیمت‌گذاری پلکانی استفاده می‌کنند، به این معنی که بلیط‌های اولیه با قیمت پایین‌تری فروخته می‌شوند تا حس فوریت ایجاد کنند و افرادی که زودتر تصمیم می‌گیرند پاداش بگیرند. سپس قیمت به تدریج افزایش می‌یابد و در نهایت قیمت در درب بالاترین مقدار است. این استراتژی هم به شما کمک می‌کند جریان نقدی زودتر داشته باشید و هم تقاضا را مدیریت کنید.
2. مدل اسپانسر محور
مدل دوم که اهمیت فزاینده‌ای پیدا کرده، مدل اسپانسری است. در این مدل، رویداد معمولاً با قیمت بسیار پایین یا حتی رایگان برای شرکت‌کنندگان ارائه می‌شود، و درآمد اصلی از شرکت‌هایی تأمین می‌شود که می‌خواهند به مخاطبان رویداد دسترسی داشته باشند. این مدل نیازمند یک تغییر ذهنی است زیرا دیگر شرکت‌کننده مشتری اصلی شما نیست بلکه اسپانسر است. البته این به معنای نادیده گرفتن شرکت‌کنندگان نیست، زیرا ارزش شما برای اسپانسر دقیقاً به این بستگی دارد که چه کیفیت و کمیتی از مخاطبان را جمع می‌کنید.
در این مدل، باید به اسپانسران ثابت کنید که سرمایه‌گذاری آنها بازگشت خوبی خواهد داشت. این یعنی باید بتوانید درباره جمعیت‌شناسی مخاطبانتان به دقت صحبت کنید. اگر دارید یک رویداد استارتاپی برگزار می‌کنید، باید بتوانید به یک بانک بگویید که صد بنیان‌گذار استارتاپ با سن بین بیست و پنج تا چهل سال که در حال حاضر دنبال راه‌حل‌های بانکی هستند، در رویداد شما حضور خواهند داشت. این اطلاعات برای بانک بسیار ارزشمند است و حاضر است برای دسترسی به این مخاطبان پول بپردازد.
بسته‌های اسپانسری معمولاً به چند سطح تقسیم می‌شوند. اسپانسر طلایی ممکن است پانصد میلیون تومان بپردازد و در ازای آن لوگوی بزرگ در تمام مواد تبلیغاتی، یک غرفه در بهترین موقعیت، یک سخنرانی بیست دقیقه‌ای، و دسترسی به اطلاعات تماس شرکت‌کنندگان دریافت کند. اسپانسر نقره‌ای ممکن است سیصد میلیون تومان بپردازد با امکانات کمتر، و اسپانسر برنزی صد میلیون با امکانات محدودتر. این ساختار به شما این امکان را می‌دهد که از شرکت‌های مختلف با بودجه‌های متفاوت درآمد کسب کنید.
3. مدل نمایشگاهی
مدل سوم که بیشتر در رویدادهای تجاری و صنعتی کاربرد دارد، مدل نمایشگاهی است. در این مدل، شرکت‌ها برای داشتن غرفه و فضای نمایشگاهی پرداخت می‌کنند تا بتوانند محصولات و خدمات خود را به‌طور مستقیم به بازدیدکنندگان نشان دهند. این مدل معمولاً با دو مدل قبلی ترکیب می‌شود، یعنی هم از بازدیدکنندگان برای ورود بلیط می‌گیرید، هم از شرکت‌ها برای داشتن غرفه، و هم اسپانسرهای بزرگ‌تر دارید که تأمین مالی کلی رویداد را بر عهده می‌گیرند.
قیمت‌گذاری فضای نمایشگاهی معمولاً بر اساس چند عامل است. اول موقعیت مکانی است، به این معنی که غرفه‌هایی که در مسیر اصلی حرکت بازدیدکنندگان قرار دارند یا نزدیک به ورودی هستند گران‌تر هستند. دوم اندازه فضا است که معمولاً به متر مربع محاسبه می‌شود. سوم امکانات اضافه‌ای است که ارائه می‌دهید، مثل برق، اینترنت، میز و صندلی، و ساپورت فنی. چهارم هم زمان است، به این معنی که آیا شرکت فقط یک روز غرفه دارد یا تمام دوره رویداد.
4. مدل محتوا محور
مدل چهارم که در دنیای دیجیتال امروز اهمیت زیادی پیدا کرده، مدل محتوا محور است. در این مدل، رویداد را به‌عنوان پلتفرمی برای تولید محتوای ارزشمند می‌بینید که می‌توان آن را بعداً به فروش رساند. تمام سخنرانی‌ها، پنل‌ها و بحث‌ها ضبط می‌شوند و سپس به‌عنوان محتوای آنلاین، دوره‌های آموزشی، یا لایسنس به رسانه‌ها فروخته می‌شوند. این مدل به شما این امکان را می‌دهد که از یک رویداد واحد، جریان درآمدی بلندمدت ایجاد کنید.
برخی رویدادها دو سطح قیمت‌گذاری دارند که بسیار هوشمندانه است. حضور فیزیکی با تمام امکانات نتورکینگ و تجربه حضوری ممکن است ده میلیون تومان باشد، اما دسترسی آنلاین به ضبط تمام جلسات فقط دو میلیون تومان. این استراتژی به شما کمک می‌کند هم از کسانی که می‌توانند حضوری بیایند درآمد خوبی کسب کنید، و هم از بازار بسیار بزرگ‌تری از افرادی که به دلایل مختلف نمی‌توانند حضور فیزیکی داشته باشند بهره‌مند شوید.
5. مدل کمیسیون محور
مدل پنجم که کمتر شناخته شده اما در شرایط خاص بسیار سودآور است، مدل کمیسیون محور است. در این مدل، رویداد به‌عنوان پلتفرمی برای ایجاد ارتباطات تجاری، مذاکرات و بستن قراردادها عمل می‌کند و برگزارکننده از نتایج موفق کمیسیون دریافت می‌کند. برای مثال، یک رویداد استخدامی ممکن است برای کارجویان رایگان باشد، اما از شرکت‌ها برای هر استخدام موفق که در رویداد یا در نتیجه ارتباطات برقرارشده در رویداد اتفاق می‌افتد، کمیسیونی دریافت کند. این مدل نیازمند سیستم پیگیری دقیقی است تا بتوانید نتایج را رصد کنید، اما انگیزه‌های همه طرف‌ها را همسو می‌کند زیرا همه فقط در صورت موفقیت پول می‌پردازند یا دریافت می‌کنند.
واقعیت این است که اکثر رویدادهای بسیار موفق از ترکیبی از این مدل‌ها استفاده می‌کنند. ممکن است چهل درصد درآمدتان از فروش بلیط بیاید، چهل درصد از اسپانسرها، پانزده درصد از فروش فضای نمایشگاهی، و پنج درصد از فروش محتوای آنلاین. این تنوع در منابع درآمد یک مزیت استراتژیک بزرگ است زیرا ریسک شما را کاهش می‌دهد. اگر یک منبع کمتر از انتظار عمل کند، منابع دیگر می‌توانند جبران کنند.
ساختن کسب‌وکاری پایدار در صنعت رویداد
صنعت برگزاری رویداد یک صنعت پویا و هیجان‌انگیز است که فرصت‌های زیادی برای کسانی که آمادگی یادگیری و تطبیق با تغییرات را دارند فراهم می‌کند. موفقیت در این صنعت نیازمند درک عمیق از نیازها و انتظارات تمام ذینفعان است، از شرکت‌کنندگانی که به‌دنبال تجربه ارزشمند هستند، تا اسپانسرهایی که می‌خواهند به مخاطبان هدفشان دسترسی پیدا کنند، تا تأمین‌کنندگانی که می‌خواهند خدمات باکیفیتی ارائه دهند.
کلید موفقیت این است که مدل کسب‌وکار خود را متناسب با قابلیت‌ها، منابع و موقعیت بازار خود طراحی کنید. نیازی نیست از همان ابتدا به‌سراغ پیچیده‌ترین مدل بروید. شروع با مدل‌های ساده‌تر و کم‌ریسک‌تر و یادگیری تدریجی، رویکرد عاقلانه‌تری است. با کسب تجربه و ساختن شبکه، می‌توانید به تدریج به مدل‌های پیچیده‌تر و سودآورتر حرکت کنید.
نکته مهمتر این است که در این صنعت، روابط بلندمدت بسیار ارزشمند هستند. یک اسپانسر راضی ممکن است سال‌ها با شما همکاری کند. یک شرکت‌کننده راضی ممکن است تبدیل به سفیر برند شما شود و دوستانش را به رویدادهای بعدی شما بیاورد. یک برگزارکننده راضی ممکن است تمام رویدادهای خود را در مکان شما برگزار کند. پس همیشه روی ساختن اعتماد و ارائه ارزش واقعی تمرکز کنید، نه فقط روی کسب سود کوتاه‌مدت.
صنعت رویداد در حال تحول است و فناوری‌های جدید، انتظارات در حال تغییر مخاطبان، و شرایط اقتصادی همیشه در حال نوسان، همگی بر این صنعت تأثیر می‌گذارند. کسانی که انعطاف‌پذیر باشند، مایل به آزمودن رویکردهای نو باشند، و همیشه از بازخورد یاد بگیرند، کسانی هستند که در این صنعت پیشرو خواهند بود.
