رویداد یا ایونت (Event) چیست؟

رویداد یا ایونت (Event) به هر فعالیت یا اتفاقی گفته می‌شود که برای موفقیت به چهار پارامتر موضوع، هدف، زمان و مکان، و شرکت‌کننده وابستگی دارد؛ به این صورت که باید حول یک موضوع مشخص برنامه‌ریزی شود تا از بروز مشکلات جلوگیری گردد و همچنین اهداف قابل اندازه‌گیری داشته باشد تا بتوان میزان بازدهی و نتایج آن را در انتها سنجید. علاوه بر این، انتخاب زمان و مکان مناسب و دقیق با توجه به شرایط و نیازهای رویداد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و در نهایت، دعوت از شرکت‌کنندگان هدفمند برای ارائه ارزش‌هایی نظیر آموزش، تجربه یا سرگرمی به آن‌ها، تضمین‌کننده‌ی موفقیت و بازدهی بالای آن برنامه خواهد بود.

برای درک بهتر این مفهوم، موارد را در قالب یک مثال بررسی می‌کنیم.
فرض کنید شما مدیر عامل یک مجموعه آموزشی هستید و این موسسه در طی سال‌های اخیر فقط موضوعات مربوط به حسابداری را تدریس کرده است. اما با توجه به تغییر استراتژی مالک و هیئت مدیره مجموعه، دوره‌های برندینگ نیز به مباحث آموزشی اضافه خواهد شد.

مشکل اصلی این است که افراد مجموعه شما را فقط به عنوان موسسه حسابداری قبول دارند و شما در زمینه برندینگ در بازار اعتباری ندارید. در این شرایط تیم مارکتینگ شما تصمیم می گیرد برای کسب اعتبار و اعتماد بین مخاطبان از ایونت مارکتینگ استفاده و رویدادی با موضوع اهمیت آموزش علم برندینگ برگزار کند که هدف جلب اعتماد متخصصین این حوزه و زمان و مکان برگزاری این ایونت یک روز تعطیل در ساختمان ریبون تهران است. شرکت کنندگان شما هم اساتید مطرح این حوزه هستند.

طبیعتا با برگزاری این ایونت انتظار داریم نتایج خوبی برای مجموعه حاصل شود اما اینکه نتایج به دست آمده چه باشند موضوعی است که باید به عنوان اهداف یا خروجی قابل انتظار ایونت تعریف شود.

تعریف رویداد یا ایونت

در جواب سوال رویداد یعنی چی با در نظر گرفتن مطالب فوق می‌توان تعریف زیر را برای رویداد در نظر گرفت:

رویداد یا ایونت به یک فعالیت، گردهمایی، مراسم یا مناسبت از پیش برنامه‌ریزی‌شده گفته می‌شود که با هدف خاصی در زمان و مکان مشخص و با حضور گروهی از شرکت‌کنندگان برگزار می‌گردد.

 

این اهداف می‌توانند شامل جشن گرفتن (مانند عروسی)، سرگرمی، آموزش (مانند سمینار)، شبکه‌سازی کاری یا جلب توجه نسبت به یک موضوع خاص باشند. موفقیت یک ایونت به شدت به برنامه‌ریزی و مدیریت دقیق آن بستگی دارد.

دسته‌بندی انواع رویداد

رویدادها را می‌توان بر اساس معیارهای مختلفی دسته‌بندی کرد. رایج‌ترین پایه‌ها برای دسته‌بندی رویدادها عبارتند از:

دسته‌بندی رویداد با توجه به نوع برگزاری

رویداد حضوری (فیزیکی):

رویدادی که در یک مکان فیزیکی برگزار می‌شود و شرکت‌کنندگان به صورت حضوری در آن حضور می‌یابند، مانند کنفرانس‌ها، نمایشگاه‌ها، سمینارها یا جشن‌های رونمایی محصول. مزیت اصلی این نوع رویداد، تعامل رودررو و تجربه حضوری است که بالاترین سطح ارتباط را ایجاد می‌کند. از سوی دیگر، محدودیت ظرفیت مکان و نیاز به تدارکات لجستیکی (مانند پذیرایی، پارکینگ، رفت‌وآمد) از چالش‌های آن است.

رویداد آنلاین (مجازی):

رویدادی که کاملاً در فضای آنلاین برگزار می‌شود و شرکت‌کنندگان از طریق اینترنت و پلتفرم‌های وبینار یا ویدئوکنفرانس در آن شرکت می‌کنند. نمونه‌های آن وبینارهای آموزشی، رویدادهای پخش زنده (Live) و کنفرانس‌های مجازی است. مزیت رویداد‌های آنلاین، دسترسی آسان و گسترده است ؛ افراد بدون محدودیت جغرافیایی می‌توانند شرکت کنند و هزینه‌های مکان و پذیرایی نیز حذف می‌شود.

رویداد هیبرید (ترکیبی):

رویدادی که ترکیبی از حضوری و آنلاین است ؛ بخشی از مخاطبان در محل رویداد حاضرند و بخشی دیگر به صورت آنلاین مشارکت می‌کنند. این مدل پس از همه‌گیری کرونا رواج بسیاری یافت و به نُرم جدیدی در صنعت رویداد بدل شده است. در رویداد‌های هایبرید، شما مزایای هر دو جهان را ترکیب می‌کنید: حضور فیزیکی برای ایجاد شبکه‌سازی نزدیک‌تر و حضور آنلاین برای افزایش دامنه دسترسی.